Compras, facturas, remitos, subcontratos y certificados de subcontrato se cargan en la misma ventana, que se abre con el botón de alta de cada listado (por ejemplo ＋ Nueva factura) o con doble clic sobre un documento existente. Ver La administración y sus documentos. El título de la ventana dice qué documento es y de qué empresa, por ejemplo Factura de la Empresa Administración.
Qué lleva cada documento
| Documento | Qué es | Lo propio de su encabezado |
|---|---|---|
| Compra | La orden de compra a un proveedor | Número interno, fecha de entrega, condición de pago, IVA previsto y tres autorizaciones |
| Factura | La factura recibida de un proveedor o contratista, o la emitida a un cliente | Tipo y número del comprobante, vencimiento, fecha contable, condición de pago e impuestos |
| Remito | Lo que llegó, según el remito del proveedor | Número del remito. No lleva precios ni moneda |
| Subcontrato | El trabajo contratado a un contratista | Número interno, entrega, condición de pago, anticipo, fondo de reparo y autorizaciones |
| Certificado de subcontrato | El avance que se le certifica a un contratista contra su subcontrato | Número interno, subcontrato que certifica, condición de pago y autorizaciones |
El encabezado
El encabezado tiene cuatro columnas fijas. Un campo que no corresponde al documento no aparece.
| Columna | Campos |
|---|---|
| ASIGNACIONES | EMPRESA que emite, ENTIDAD (la etiqueta sigue al rol: PROVEEDOR, CLIENTE...) y OBRA |
| COMPROBANTE | TIPO y N° (punto de venta y número) del papel, o N° INTERNO en los documentos propios, más la MONEDA |
| COMPLEMENTARIOS | DESCRIPCIÓN, NOTAS y COND. DE PAGO |
| FECHAS | FECHA, ENTREGA, VENCE y CONTABLE |
- La OBRA del encabezado es la obra con la que nacen las líneas nuevas. Cada línea se puede imputar a otra obra.
- El N° INTERNO lo asigna DataObra al guardar y no se edita.
- La DESCRIPCIÓN es el título con el que reconocés el documento en los listados. Las NOTAS son una aclaración de una sola línea que sale impresa en el comprobante.
- La condición de pago va en dos partes: el plazo en días y la forma de pago, que sale de una lista común a todas las cuentas.
- VENCE es el vencimiento que trae escrito el papel; si no lo trae, dejalo en blanco. Si no coincide con el plazo, aparece un aviso al lado: manda el papel.
- CONTABLE arranca en la del documento. Hacé clic para elegir otra fecha cuando la factura tiene que caer en otra liquidación de impuestos.
Cargar desde un PDF o una foto
En una factura o un remito nuevo, el clip 📎 de la columna COMPROBANTE carga el PDF o la foto del papel. También podés arrastrar el archivo a la ventana o pegarlo con Ctrl+V. En una factura se completan el proveedor (o el cliente), la fecha y el comprobante; en los dos casos el archivo queda adjunto al documento y su miniatura se ve en la columna COMPROBANTE.
Si el CUIT del papel no corresponde a ninguna entidad cargada, una franja ofrece crearla ahí mismo, con el nombre que sale del PDF o del padrón de ARCA (podés corregirlo antes). Cuando el documento viene de una foto del celular, 📷 Ver la foto la abre en una ventana aparte para cargar las líneas mirándola.
En un remito nuevo con proveedor elegido, si hay compras a ese proveedor que todavía no llegaron, una franja ofrece 📋 Traer de la compra...: abre el panel de artículos en Pendientes para que elijas qué trae el remito.
El detalle
La grilla DETALLE DE (compra, factura...) tiene una línea por artículo: artículo, descripción, cantidad, unidad, precio e importe (el remito no lleva precio), y su imputación a obra y rubro. Cómo agregar líneas, imputarlas y dividirlas está en Líneas del documento.
- 🔧 Columnas ▾ muestra columnas opcionales, como el número de línea o el insumo imputado. Lo que tildás queda así para la próxima vez.
- 👁 Vista consolidada agrupa las líneas por artículo en renglones de solo lectura, para comparar contra el papel del proveedor.
Una línea que pasó de la compra a la factura tiene un solo precio. Si lo cambiás en la factura, DataObra te pide confirmación porque la compra queda con el precio nuevo. En la compra, el precio de una línea ya facturada no se puede cambiar: se corrige en la factura.
Síntesis e impuestos
A la derecha, SÍNTESIS muestra el NETO (la suma de las líneas), los IMPUESTOS y el TOTAL. En una compra, en lugar de impuestos hay un IVA previsto: escribís la alícuota y se propone el importe, que podés corregir a mano, más OTROS.
En las facturas, la solapa Impuestos y conceptos tiene una fila por impuesto: CONCEPTO, BASE IMPONIBLE, ALÍCUOTA %, IMPORTE y JURISDICCIÓN. Se agregan con ＋ Agregar impuesto. La solapa Vínculos muestra los vínculos de la línea elegida en la grilla.
Autorizaciones
Compras, subcontratos y certificados tienen tres autorizaciones: Administrativa, Técnica y Documentación. Se ponen después de guardar: mientras no haya ninguna, la franja muestra — sin autorizar — y el botón Autorizar… la despliega. Cada botón pone o quita la suya, con confirmación.
Mientras el documento tenga alguna autorización, sus líneas no se pueden modificar. Para corregirlas, primero hay que quitar la autorización.
Subcontratos y sus certificados
En un subcontrato, la franja CONDICIONES fija el Anticipo y el Fondo de reparo en porcentaje. Si el fondo de reparo está Cubierto con póliza, no se retiene en cada certificado y se carga el número de la póliza.
En un certificado de subcontrato, CONTRATO elige el subcontrato que se certifica, entre los del contratista en esa obra. Una vez guardado no se puede cambiar. Debajo se ve la liquidación con el anticipo y el fondo de reparo del subcontrato ya aplicados.
Guardar y compartir
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| ❓ Soporte (F1) | Envía una consulta a soporte sobre este documento; podés adjuntar una captura de la ventana |
| ✅ Tarea (F8) | Crea una tarea interna vinculada al documento. Ver Tareas internas |
| 📎 Archivos | Fotos y archivos vinculados al documento |
| 📤 Compartir... | Arma el documento en PDF. Aparece una vez guardado |
| Cancelar / Guardar | El botón de guardar dice qué guarda, por ejemplo Guardar factura |
📤 Compartir... abre la ventana Documento en PDF:
- 📁 Guardar en Archivos sube el PDF a Archivos, etiquetado con la obra y el proveedor, y lo deja vinculado al documento.
- Destino: un email o un teléfono con código de país. Vacío, se usa el contacto del proveedor si lo tiene.
- ✉ Enviar por mail lo manda adjunto desde la cuenta de mail configurada en Configuración local.
- 💬 Enviar por WhatsApp sube el PDF y manda un link de descarga, que sigue sirviendo los días que indiques (30 por defecto).