La puerta ENTIDADES de la pantalla de inicio reúne a los terceros con los que trabaja la cuenta: proveedores, clientes, contratistas, personal y otros. Una misma entidad puede cumplir varios roles a la vez, por ejemplo proveedor y contratista.
La lista de entidades
Cada entidad es una baldosa con su nombre y los roles que cumple. Arriba de la lista:
- Chips de rol: Todas, Proveedor, Cliente, Contratista, Personal y Otro, cada uno con su cantidad. Una entidad con dos roles aparece en los dos chips, así que la suma puede superar el total.
- Buscador: filtra por nombre.
- Ver no activos: muestra también las entidades desactivadas.
- 🔄: vuelve a leer la lista, por si se cargó una entidad desde otra parte del programa.
La última baldosa, ➕ NUEVA ENTIDAD, da de alta una entidad. Si estás parado en un chip, la baldosa dice, por ejemplo, ➕ NUEVO CONTRATISTA y el alta viene con ese rol ya marcado.
Datos de una entidad
El alta abre la ventana Nueva Entidad; la edición, Ficha de una entidad.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Descripción | El nombre. Es el único dato obligatorio |
| Código | Un código propio, opcional |
| CUIT | Con o sin guiones. Se valida el dígito verificador y no puede estar en otra empresa o entidad de la cuenta |
| Activo | Una entidad inactiva deja de aparecer en las listas |
| Actúa como | Proveedor, Cliente, Contratista, Personal u Otro. Marcá todos los que correspondan; al menos uno |
| Teléfono / Teléfono 2 | Pueden tener varios números separados por /. Marcado como WhatsApp, el botón 💬 abre WhatsApp a ese número |
| Email / Sitio web | 📧 manda un mail (con la cuenta configurada en Configuración local); 🌐 abre el sitio |
| Contacto | La persona de contacto |
| País, Provincia, Ciudad, Dirección | La ubicación. 📍 Mapa... la marca en el mapa |
| Notas | Observaciones |
El CUIT es lo que usa DataObra para saber de quién es una factura cargada desde un PDF o una foto. Con el CUIT cargado, la factura encuentra sola a su proveedor.
Sucursales
En una entidad que actúa como proveedor, ya guardada, el botón Sucursales... abre la lista de sus sucursales: nombre, provincia, ciudad, dirección y cuál es la principal. 📍 Ubicación en mapa... marca cada una. Un proveedor local no necesita sucursales: usa la provincia y la ciudad de su ficha.
La ficha de la entidad
Al hacer clic en una baldosa se abre la ficha de la entidad. En la banda de arriba están el nombre, los roles que cumple y, si tiene ubicación cargada, la ciudad con Ver mapa. Las solapas Documentos y 🗄 Archivos / Planera pasan de sus documentos a los archivos etiquetados con ella. El ✏ edita sus datos y el 🗑 la borra.
Debajo, en DOCUMENTOS, están las baldosas de los documentos que corresponden a su rol: compras, remitos y facturas de un proveedor; subcontratos, certificados y facturas de un contratista; facturas de un cliente. El detalle está en La administración y sus documentos. Si la entidad cumple más de un rol, VER COMO elige con cuál mirarla, y las baldosas cambian con él.
Al final, INSUMOS EN DOCUMENTOS lista las líneas de todos los documentos de la entidad. Ver Insumos en documentos.
Borrar o desactivar
Al presionar 🗑, DataObra revisa si la entidad se está usando:
- Si nada la usa, pregunta si querés borrarla definitivamente. No se puede deshacer.
- Si está en uso (por ejemplo, tiene documentos), no se borra: te muestra qué la usa y ofrece desactivarla. Deja de aparecer en las listas sin perder nada, y se vuelve a ver con Ver no activos.
Para encontrar proveedores y otras entidades cerca de una obra, ver Entidades cerca de la obra.